Tồn kho được xem là tài sản có tính hai mặt của doanh nghiệp. Nếu lượng tồn kho quá lớn sẽ kéo theo tình trạng ứ đọng, gây ra các ảnh hưởng về giá, tăng chi phí dự trữ và thời gian xử lý hàng tồn, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, hoạt động sản xuất, vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu lượng tồn kho quá ít, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tìm nguồn cung ứng, không đáp ứng được một cách kịp thời nhu cầu thị trường, ảnh hưởng tới hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc xác định định mức tồn kho hợp lý là một hoạt động vô cùng quan trọng trong công tác quản lý kho. Vấn đề là thế nào là hợp lý, thế nào là đủ, và đâu là các yếu tố khi xác định định mức tồn kho?
Như thế nào là hợp lý?
Rất khó để có thể chỉ ra tồn kho bao nhiêu là đủ. Điều này còn phụ thuộc vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh và chiến lược kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc không xác định mức tồn kho là một trong số những sai lầm trong quản lý hàng tồn kho.
Theo mô hình Just in Time (JIT) thì chỉ sản xuất đúng sản phẩm với đúng số lượng, tại đúng nơi vào đúng thời điểm. Tuy nhiên, phương châm này chỉ có hiệu quả đối với các DN mà hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại và có sự kết hợp một cách chặt chẽ giữa nhà SX và nhà cung cấp. Mô hình này rất khó áp dụng cho các DN dựa vào mùa vụ, muốn tranh thủ cơ hội khan hiếm hàng hóa để nắm bắt cơ hội. 
Các yếu tố cần xem xét nhằm xác định mức tồn kho hợp lý

Đâu là các yếu tố cần quan tâm khi xác định định mức tồn kho hợp lý

1. Tình hình nhu cầu
Bạn cần tập hợp các số liệu về lượng hàng đã bán ra, lượng tồn kho thực tế,…và quan sát các động thái thị trường cũng như kế hoạch sản phẩm của doanh nghiệp để đưa ra các điều chỉnh cũng như dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.
Bên cạnh đó, xác định giá trị hàng tồn kho cũng không hề đơn giản do DN cần tính toán nhiều yếu tố, từ giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, phí mua hàng, bảo quản, vận chuyển, hao hụt, lưu kho, chi phí tồn kho,…
2. Đối tác cung ứng
Yếu tố tiếp theo cần xem xét đó là đánh giá công suất SX cũng như năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa đầu vào của đối tác. 
3. Lượng đặt hàng
Từ các phân tích dự đoán về cung cầu hàng hóa, DN có thể đưa ra các tính toán lượng tồn kho cần thiết. Có 2 hai mô hình để DN tính toán dự trữ hàng tồn kho:
Mô hình EOQ: Tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó. 
Mô hình POQ: mô hình này áp dụng khi DN mua hàng hóa, nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng. 
4. Thời điểm đặt hàng
Việc xác định thời điểm đặt hàng dựa trên các yếu tố gồm:
Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng
Nếu thời gian này kéo dài, DN cần tính trước để không bị động. Điều này đồng nghĩa với việc DN cần dự trừ lượng hàng bán được trong thời gian chờ đợi cũng như lượng hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro.
Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu
Nhu cầu của người tiêu dùng thường xuyên thay đổi kéo theo những thay đổi về nhu cầu của bộ phận sản xuất. Vì vậy, DN có thể rơi vào tình trạng thiếu/thừa nguyên liệu nếu đặt hàng không đúng thời điểm.
Vậy việc xác định mức tồn kho, dự trữ vừa phải và thời điểm đặt hàng hợp lý,…đóng vai trò quan trọng trong việc giúp DN chủ động nguồn hàng và không gặp phải tình trạng thua lỗ.
Việc ứng dụng công nghệ hỗ trợ quản lý kho hàng là rất cần thiết giúp DN có được các thông tin, dữ liệu chính xác và tổng quan hơn về tình trạng kho hàng và đưa ra các phân tích, dự đoán và điều chỉnh hợp lý.