Công tác quản trị kho hàng, vật tư, nguyên liệu tốt hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong các vấn đề về việc giảm lãng phí hay thất thoát hàng hóa, tăng hiệu quả của hoạt động sử dụng vốn cũng như giảm lượng hàng tồn kho. Vậy làm thế nào để nhà quản lý kho có thể đối mặt với một khối lượng hàng hóa, nguyên vật liệu lớn trong doanh nghiệp, làm sao có thể đảm bảo hoạt động xuất nhập kho được thông suốt, hạn chế lượng hàng tồn kho nhưng vẫn cung cấp đủ lượng hàng cần thiết cho các hoạt động quan trọng? Bài viết sau chia sẻ kinh nghiệm làm thế nào để quản lý kho hiệu quả.

Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả

-         Đảm bảo quy trình xuất, nhập, tồn kho rõ ràng, chi tiết và khoa học

Quy trình xuất nhập tồn kho khoa học và rõ ràng đóng vai trò chính trong việc vận hành công tác quản lý xuất nhập kho.

Đối với hoạt động nhập hàng vào kho, bạn cần làm rõ các câu hỏi: ai là người đề nghị mua hàng, ai là người kiểm tra, ai phê duyệt, ai thực hiện việc mua hàng, ai chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho và ai là người hạch toán ghi sổ.

Đối với hoạt động xuất kho bạn cần làm rõ các câu hioir: ai là người đề nghị xuất hàng, ai kiểm tra, ai phê duyệt, ai là người xuất kho, ai chịu trách nhiệm giao hàng và công việc hạch toán trên sổ sách sẽ do ai đảm nhiệm?

Việc trả lời những câu hỏi trên là vô cùng quan trọng giúp các hoạt động liên quan đến xuất nhập kho hàng không bị chồng chéo.

-          Quản lý và theo dõi cẩn thận, thường xuyên

Việc quản lý các danh mục hàng hóa, nắm bắt được tình trạng hàng hóa (có bao nhiêu hàng, liệu hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho có đáp ứng đủ nhu cầu đột xuất không, có cần nhập thêm hàng không,...) giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng tồn kho dẫn đến lãng phí, hao mòn hàng hóa cũng như tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ lý do. Điều này cũng giúp cho việc đảm bảo một lượng vừa đủ hàng hóa vật tư được lưu trữ bảo quản trong kho và luân chuyển kịp thời.

-          Có phần mềm và công cụ hỗ trợ công tác quản lý kho

Việc quản lý kho bằng các phương pháp thủ công như dùng sổ sách hay excel là rất kho đối với các doanh nghiệp mà số lượng hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu trong kho lớn, nhiều chủng loại. Nếu sử dụng các công cụ này, doanh nghiệp không thể nào đảm bảo được sự chính xác, chi tiết và tỉ mỉ trong việc quản lý kho hàng cũng như đánh giá tình trạng đáp ứng của hàng hóa.

Một phần mềm quản lý kho đơn giản, chuyên nghiệp là sự lựa chọn tối ưu trong trường hợp này. Phần mềm sẽ hỗ trợ công tác quản lý kho, quản lý hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại, nhóm, danh mục, đơn vị, thuộc tính,…cũng như hỗ trợ việc phân tích, thống kê và tính toán khả năng đáp ứng của kho hàng đồng thời giải quyết các yêu cầu nhập, xuất hàng liên tục với số lượng lớn, đảm bảo cho hoạt động của toàn bộ các bộ phận liên quan được trơn tru, hiệu quả.

-          Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự quản lý kho

Việc có một quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư nguyên liệu hoàn hảo cũng như một phần mềm hỗ trợ chuyên dụng cho quản lý kho là chưa đủ. Lý do đơn giản chính là con người là nhân tố chính sử dụng và quyết định những yếu tố đó. Nếu nhân viên quản lý kho, thủ kho thiếu kĩ năng và kinh nghiệm sử dụng phần mềm, chậm chạp, thiếu cẩn thận thì sẽ ảnh hưởng lớn đến quản lý kho hàng, từ đó ảnh hưởng tới hiệu suất của các bộ phận liên quan, gây ra thất thoát hỏng hóc hàng hóa, nhầm lẫn số lượng hàng,...

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân viên quản lý kho hàng chuyên nghiệp, thành thạo những nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa, vật tư nguyên liệu, sử dụng thành thạo phần mềm; biết cách sắp xếp vị trí hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho khoa học, hợp lý; đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường trong kho bãi; biết cách xây dựng và quản lý mã hàng hóa trong kho cùng với những tính cách cẩn thận, tỉ mỉ phù hợp với một người quản lý kho.

Doanh nghiệp chắc chắn sẽ có một hệ thống quản lý kho hàng, quản lý xuất nhập kho hiệu quả nếu đáp ứng đủ 4 yếu tố trên. 

Phần mềm quản lý kho hàng đơn giản, chuyên nghiệp của iBom ra đời nhằm hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong công tác quản lý kho.

Mời bạn đọc theo dõi bài viết sau để tìm hiểu về Phần mềm Quản lý Kho hàng – iBom.S giúp các DN quản lý kho hàng hiệu quả như thế nào?