Đó la tình trạng thất thoát hàng hóa xảy ra liên miên, gây ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu cửa hàng, đồng thời gây rối đển việc quản lí nội bộ, người làm chủ không thể biết đâu là khâu gây ra thất thoát để kịp thời ngăn chặn. Vậy đâu là những kẽ hở trong quản lí mà các cửa hàng bán lẻ thường mắc phải, và lối đi nào để khắc phục tình trạng thất thoát hàng hóa?

1. Hoang mang vì hàng hóa thất thoát, vì đâu nên nỗi?

Nói về chuyện thất thoát hàng hóa trong ngành bán lẻ, các chuyên gia quản lý bán lẻ trên toàn thế giới đã chỉ ra nhiều nhóm nguyên nhân gây ra tình trạng thất thoát hàng hoá. Tuy nhiên có thể gói gọn lại trong 3 nhóm cớ bản như sau:

Thất thoát hàng hóa trong kho

Thất thoát hàng hóa trong kho do sai sót trong quy trình làm việc với nhà cung cấp, quản lý kiểm kê, nhập hàng, xuất hàng lên kệ trưng bày. Tỷ lệ này chiếm 34%.

Quản lí kho là một mắt xích rất quan trọng giúp kiểm soát tốt vấn nạn thất thoát hàng hóa. Tuy nhiên vì các hoạt động xuất nhập hàng diễn ra thường xuyên và khá phức tạp nên dễ gây ra hiện tượng hàng hóa bị hao hụt, thất thoát.

Những sai sót thường gặp diễn ra ở kho hàng có thể kể đến như: hàng hóa trong kho không được phân loại sắp xếp theo từng khu vực riêng mà để lộn xộn, lẫn lộn các mặt hàng với nhau, hàng cũ và mới cũng không phân biệt được. Các mặt hàng nhập vào, xuất ra đều không khai báo mã vạch dẫn đến khi có tiến hành kiểm kho cũng vô cùng khó. Do vậy, khi có sai lệch các mặt hàng cũng không thể biết nhầm lẫn ở khâu nào.

Thất thoát hàng hóa tại điểm bán

Thất thoát hàng hóa tại điểm bán đến từ hành vi gian lận của các nhân viên: Tỷ lệ này chiếm 28%.

“Biết mặt mà chẳng biết lòng”, ông cha ta dã dạy rồi. Giao phó cho nhân viên toàn bộ công việc quản lí bán hàng tại cửa hàng thường sẽ chứa đựng rất nhiềm nguy cơ tiềm ẩn, nếu đó không phải người thân của bạn, hoặc người chịu ảnh hưởng trực tiếp từ doanh thu của cửa hàng.

Thất thoát hàng hóa tại cửa hàng rất dễ xảy ra vì bạn không thể kiểm soát hết được tất cả những hành vi của nhân viên khi vắng mặt, và cũng không thể túc trực 24/24 tại trận để theo dõi được. Việc nhân viên bán hàng cố tình gian lận không ghi lại hóa đơn hoặc ghi không đủ rất sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, không quản lý được khối lượng hàng hóa, từ đó có thể dẫn đến việc thiếu hàng hoặc thừa hàng.

Thất thoát hàng hóa do kẻ cắp bên ngoài

Tỷ lệ thất thoát này chiếm 38%.

Đây là yếu tố ngoại cảnh tuy nhiên gây ra nguy cơ thất thoát hàng hóa rất lớn đối với cửa hàng. Những kẻ có ý đồ trộm cắp vặt  thường lợi dụng khi cửa hàng đông người, lúc nhân viên khó kiểm soát, lợi dụng những khu vực camera không chiếu đến được để thực hiện hành vi xấu (giấu những món đồ nhỏ vào người, bóc mã giá rẻ dán sang mã giá mặt hàng đắt hơn, mua xong lẻn ra ngoài mà không tính tiền..).

Như vậy, có thế thấy rằng đang có đến hơn 60% trường hợp hàng hóa bị thất thoát là do việc quản lí nội bộ ở các khâu chưa tốt. Nếu kiểm soát tốt những hoạt động nội bộ này và đội ngũ nhân viên làm việc nghiêm túc thì chắc chắn yếu tố ngoại cảnh cũng sẽ được khắc phục. Vậy làm thế nào để thắt chặt quản lí hàng hóa? Giúp kiểm soát tốt nhất các mặt hàng và hạn chế tối đa sự thâm hụt, thất thoát hàng hóa ngay cả khi bạn không cần túc trực 24/24 tại kho hàng hay điểm bán?

Đọc thêm: 5 sai lầm quản lý hàng tồn kho bạn cần loại bỏ ngay

2. Quản lý kho hàng thế nào để tránh thất thoát

Mã hóa toàn bộ sản phẩm

Thực hiện mã hóa toàn bộ các sản phẩm ra/vào kho thông qua hệ thống mã vạch sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng hàng hóa và siết chặt đầu ra và đầu vào của hệ thống kho hàng.

Rất đơn giản, chỉ cần một chiếc máy đo mã vạch mua tại Saposhop.vn kết nối với phần mềm bán hàng Sapo, các hóa đơn nhập hay xuất hàng cùng đầy đủ số liệu thực tế sẽ được lưu ngay ngay trên máy tính hoặc điện thoại cá nhân của bạn, dễ dàng cho việc đối chiếu hàng hóa khi cần thiết. Chính vì vậy, người quản lí sẽ dễ dàng kiểm soát được việc thất thoát hàng hóa. Và nếu có xảy ra thất thoát thì bạn cũng sẽ biết được nó xảy ra từ đâu và nguyên do là từ bộ phận, nhân viên nào.

Thắt chặt quản lý nhân viên, ngăn chặn thất thoát trong quá trình bán hàng

Phần mềm bán hàng Sapo với các chức năng giúp quản lý chặt chẽ hơn trong khâu bán hàng như in hóa đơn bán hàng trên thực tế, quản lý số tiền thu – chi chính là ‘mắt thần’ để bạn có thể theo dõi được hoạt động, năng suất bán hàng của từng nhân viên ngay cả khi không có mặt tại đó.

Lịch sử bán hàng của từng nhân viên được lưu lại chi tiết nên tránh được trường hợp thất thoát hàng hoá do nhân viên bán hàng biển thủ. Như vậy thì chắc chắn bạn có thể nắm rõ trong lòng bàn tay mọi hoạt động diễn ra tại cửa hàng, năng suất của từng nhân viên mà chẳng cân tốn thời gian túc trực ở cửa hàng.

Một số cách chống thất thoát hàng hóa khác

Bên cạnh việc sử dụng phần mềm bán hàng Sapo để quản lí nội bộ, hãy xem xét 1 số biện pháp dưới đây để hạn chế tình trạng do ăn cắp bên ngoài:

Sau khi các sản phẩm đã được đánh mã và dán mã vạch cẩn thận, để tránh tình trạng khách hàng tráo đổi mã giá, bạn nên sử dụng loại tem vỡ cho các mặt hàng của mình

Lắp đặt hệ thống camera theo dõi tại cửa hàng để giám sát trực tiếp 1 số vị trí như:

– Quầy thu ngân (Theo dõi cả thu ngân và khách hàng với tình trạng mang hàng không thanh toán hoặc thanh toán mà không vào phần mềm)

– Các nơi có trưng bày những mặt hàng nhỏ dể bỏ túi (Những mặt hàng kiểu này cần để gần quầy thu ngân )

Trang bị thêm tem an ninh chống trộm dán lên những mặt hàng có giá trị lớn để khi khách hàng có ý định mang hàng ra mà chưa được thanh toán và khử từ trên tem an ninh chống trộm thì hệ thống báo động sẽ phát huy tác dụng.

Như vậy cách quản lý hàng hóa hiệu quả nhất là khi bạn thực hiện đồng thời nhiều biện pháp bảo vệ cả bên trong lẫn ngoài, từ nội bộ nhân viên cho đến khách hàng tiêu dùng. Do vậy, hãy xây dựng cho mình quy trình quản lý kho hàng chăt chẽ, quán triệt cụ thể nhiệm vụ đến từng bộ phận nhân viên và điều đặc biệt quan trọng là sử dụng các công cụ hỗ trợ hợp lí để việc quản lí đạt hiệu quả cao.

3. Giới thiệu phần mềm quản lý bán hàng Sapo

Hiện nay ở Việt Nam, SAPO đang là 1 phần mềm quản lí bán hàng hàng đầu được hơn 8.000 chủ cửa hàng/doanh nghiệp bán lẻ tin dùng, bởi tính năng tích hợp tất cả các công cụ giúp bạn kiểm soát mọi hoạt động diễn ra ở toàn bộ các khâu từ tìm kiếm nhà cung cấp, quản lí xuất nhập hàng vào kho cho đến những hoạt động diễn ra ngay tại điểm bán.

– Thống kê xuất nhập hàng hóa một cách chi tiết, cập nhật đến từng ngày, từng giờ giúp bạn kiểm soát được tổng thể tình trạng hàng hóa, mặt hàng nào bán chạy, tồn kho, hàng nào hết hạn sử dụng để có kế hoạch kinh doanh hợp lý.

– Hệ thống báo cáo chi tiết, các số liệu được trình bày rất khoa học giúp bạn dễ dàng theo dõi, nắm bắt tổng thể hiệu quả của cửa hàng và các chi nhánh, năng suất của từng nhân viên cũng như toàn bộ lịch sử thao tác giao dịch trong ngày tại cửa hàng

– Sapo ứng dụng công nghệ điện toán đám mây hiện đại, mọi dữ liệu và lịch sử bán hàng, xuất nhập hàng hóa đều được sao lưu lên hệ thống giúp bạn nằm lòng mọi tình hình kinh doanh, cập nhật thông tin, giá bán hàng hóa, tạo các chương trình khuyến mãi đơn giản dễ dàng dù bạn đang ở bất kì đâu

Với SAPO, bạn có thể tiết kiệm tối đa thời gian, công sức cho công việc quản lí, giúp bạn nắm rõ trong lòng bàn tay từ tổng thế đến chi tiết mọi hoạt động diễn ra hằng ngày, hằng giờ đối với nguồn hàng của mình. Để giải bài toán quản lí chống thất thoát hàng hóa thật dễ dàng như hơn 8000 doanh nghiệp khách hàng của SAPO, tìm lời giải bằng cách trải nghiệm thử phầm mềm quản lí bán hàng ưu việt tại sapo.vn.