Ngay trong phần 2 dưới đây sẽ là 8 công cụ hỗ trợ bạn thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.

3. 8 công cụ quản lý hàng tồn kho

3.1. Thiết lập mức tồn kho tối thiểu

Để quản lý hàng tồn kho tốt hơn bạn nên thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho mỗi sản phẩm. Nghĩa là số lượng mỗi mặt hàng trong kho không bao giờ được xuống thấp hơn định mức cho phép này, khi gần chạm mốc bạn phải tiếp tục nhập về hoặc sản xuất để có hàng cung cấp cho khách. Giá trị này sẽ thay đổi dựa trên khả năng tiêu thụ của các sản phẩm, nếu hàng bán chạy thì mức tồn kho tối thiểu sẽ cao hơn.

Để có được con số chính xác thì bạn phải trải qua bước nghiên cứu kĩ càng dựa trên sức tiêu thụ của thị trường, khả năng kinh doanh thực tế của doanh nghiệp và các khoản phí lưu kho. Tuy vậy, sau khi thiết lập bạn sẽ hệ thống hóa được quá trình đặt hàng, dễ dàng đưa ra quyết định hơn, thậm chí có thể để nhân viên trực tiếp quyết định mà không cần thông qua bạn.

Hãy nhớ rằng, định mức tồn kho tối thiểu có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy việc nghiên cứu cần thực hiện liên tục, định kì. Nếu có biến động thì đừng ngại điều chỉnh, việc đó chỉ khiến cho bạn phát triển hơn thôi.

3.2. First-In First-Out (FIFO)

“First-In First-Out” là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất khi quản lý hàng tồn kho. Hiểu một cách đơn giản là những gì bạn nhập vào trước thì cần phải bán ra trước. Phương pháp này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hỏng như thực phẩm chẳng hạn, nếu càng để lâu chúng sẽ càng dễ hư hại, chất lượng giảm sút.

Ngoài ra FIFO cũng là cách giúp bạn không bao giờ “lỗi mốt”, vì mặc dù có những mặt hàng hạn sử dụng dài đến mấy năm nhưng vì bao bì cũ, tính năng không được cập nhật cũng bị giảm khả năng tiêu thụ. Các sản phẩm kiểu này thường là thời trang hoặc đồ công nghệ.

Để thiết lập hệ thống quản lý FIFO bạn cần phải sắp xếp nhà kho sao cho thật khoa học. Thường thì mọi người sẽ đặt các mặt hàng nhập mới ở phía sau để đảm bảo không bao giờ quên những lô hàng cũ. Các công ty lớn thương áp dụng hệ thống này, tuy nhiên nếu bạn chỉ mở một cửa hàng thì cũng không phải không thể áp dụng.

3.3. Quản lý các mối quan hệ

Một trong những yếu tố thành công để quản lý hàng tồn kho hiệu quả là khả năng thích ứng nhanh. Bạn cần phải “xử lý” các mặt hàng bán chậm để có không gian nhập thêm những hàng bán chạy bằng cách mở rộng không gian lưu trữ tạm thời rồi đặt chúng sang đó, hoặc trả lại cho đơn vị cung cấp. Dĩ nhiên với phương án hai thì điều quan trọng là bạn phải tạo được mối quan hệ tốt với bên bán, họ sẽ hỗ trợ bạn tối đa trong việc thu hồi hàng.

Ngoài ra việc tạo dựng quan hệ tốt với nhà cung cấp còn giúp bạn thương lượng giá nhập tốt hơn và số lượng hàng tối thiểu mỗi lần nhập cũng linh động hơn. Vì thường thì nếu muốn giá tốt bạn phải nhập đủ số lượng hàng hóa.

3.4. Lập kế hoạch dự phòng

Có rất nhiều yếu tố tác động đến quá trình quản lý hàng tồn kho, tuy nhiên bạn có thể dự đoán một số để lên kế hoạch chuẩn bị trước, ví dụ như:

– Doanh số bán hàng tăng vọt bất ngờ khiến bạn không có đủ hàng hóa cung ứng cho khách

– Thiếu hụt dòng tiền dẫn đến không đủ vốn nhập hàng

– Kho hàng của bạn không có đủ chỗ chứa

– Một (số) sản phẩm gặp khó khăn trong việc vận chuyển làm tốn diện tích lưu trữ

– Nhà sản xuất không đáp ứng đủ nhủ cầu nhập hàng của bạn

– Nhà sản xuất ngừng cung ứng mà không báo

Những kế hoạch dự phòng chưa bao giờ là thừa cả, hãy lập thật chi tiết với những giải pháp giải quyết triệt để, vì hầu như chúng đều phát sinh một cách đột ngột và để lại hậu quả rất nghiêm trọng.