Tầm quan trọng của hồ sơ xin việc

Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc là tập hợp của những tài liệu tóm tắt về bản thân của người xin việc làm. Nội dung của các tài liệu đó có thể là sự mô tả lại quá trình học tập, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp và những mong muốn,định hướng trong tương lai của người viết đơn.

Hồ sơ xin việc được xem như “vật bất ly thân” của các ứng viên vì các nhà tuyển dụng rất quan tâm đến những tài liệu này. Nhờ hồ sơ này, nhà tuyển dụng sẽ biết thêm những thông tin quan trọng về bạn, từ đó đánh giá tổng quan được mức độ phù hợp công việc mà bạn ứng tuyển.

Tại sao hồ sơ xin việc quan trọng?

Không chỉ với người đi xin việc, những hồ sơ này còn rất quan trọng đối với những nhà tuyển dụng. Những thông tin được ghi trong đó cũng chính là cơ hội để bạn thể hiện bản thân với nhà tuyển dụng. Ngoài việc chúng minh được những giá trị mà bạn đang sở hữu, qua đó bạn còn cho thấy độ làm việc hoặc liệu bạn có phải là một người cẩn thận, chu đáo hay có kỹ năng tin học, ngoại ngữ tốt…

Đối với nhà tuyển dụng, hồ sơ xin việc cũng mang lại những lợi ích nhất định. Nhờ có có hồ sơ, họ sẽ biết rõ về lý lịch, thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc,… của ứng viên. Khi biết được những thông tin cơ bản này, họ sẽ dễ phân biệt các ứng viên với nhau và có thêm nhiều cơ sở để đánh giá sự phù hợp với vị trí công việc của người ứng tuyển.

Bộ hồ sơ xin việc gồm những gì?

Đơn xin việc

Đơn xin việc chắc chắn là một thành phần không thể thiếu khi chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển. Mẫu đơn này có thể được viết tay hoặc đánh máy, bạn cũng có thể mua mẫu có sẵn rồi điền thông tin vào.

Nhưng dù viết theo cách nào, xin việc phải cho thấy những mong muốn, khát khao làm việc cũng như thể hiện rằng bạn là ứng viên thích hợp nhất cho vị trí đó.

Nếu bạn là người có chữ viết đẹp hoặc cần ứng tuyển vào các vị trí liên quan đến việc ghi chú, hóa đơn, chứng từ…, đơn xin việc viết tay không chỉ thiết hiện sự nhiệt tình mà còn làm nhà tuyển dụng ấn tượng hơn.

Cuối đơn xin việc phải có ngày tháng viết, chữ ký của người viết và không cần công chứng.

Sơ yếu lý lịch

Hầu hết trong bộ hồ sơ xin việc nào cũng cần phải có sơ yếu lý lịch. Đây là một tài liệu tóm tắt những thông tin cá nhân của người viết gồm các yếu tố như: tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại, thông tin gia đình,.. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tóm tắt quá trình đào tạo, công tác nhằm giúp nhà tuyển dụng nắm bắt tốt hơn về thông tin cơ bản của ứng viên.

Bạn cần khai đầy đủ thông tin có trong sơ yếu lý lịch và dán ảnh 4×6, sau đó mang đến phòng công chứng hoặc UBND phường, xã để xin xác nhận (công chứng). Lưu ý: Khi đi nhớ mang theo cả sổ hộ khẩu để cơ quan thẩm quyền đối chiếu thông tin.

CV xin việc

CV (Curriculum Vitae) là một bản tóm tắt sơ lược thông tin về trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc. Dù cũng được dịch là sơ yếu lý lịch, nhưng bản chất CV là hồ sơ năng lực nhằm thể hiện trình độ của người ứng tuyển.

Một CV tốt sẽ nêu bật được những kỹ năng mà bạn có và những đặc điểm tạo nên sự khác biệt của bạn so với những ứng cử viên khác cho cùng vị trí công việc mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm. CV thường là tài liệu được các nhà tuyển dụng xem đầu tiên khi nhận hồ sơ của một ứng viên bất kỳ.

Hiện nay, bạn có thể tạo CV từ những mẫu đẹp mắt có sẵn trên các website làm CV trực tuyến. Nếu CV được đầu tư nghiêm túc và chú trọng vào nội dung lẫn cả hình thức, đặc biệt là CV tiếng Anh, cơ hội để bạn được phỏng vấn sẽ cao hơn.

Giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe đóng vai trò chứng thực tình trạng sức khỏe của bạn có đáp ứng được tính chất công việc hay không, từ đó tạo sự tin tưởng cho nhà tuyển dụng.

Bạn có thể tới bệnh viện hoặc trạm y tế xã phường để khám và xin con dấu chứng thực. Để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần, bạn nên làm 2 – 3 bản để gửi cho nhiều công ty. Tuy nhiên bạn lưu ý là giấy khám sức khỏe chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về giấy khám sức khỏe tại đây.

Bằng cấp hoặc những chứng chỉ liên quan

Bằng cấp và những chứng chỉ liên quan đến ngành học hay công việc mà bạn ứng tuyển như: bằng đại học, cao đẳng, ngoại ngữ, tin học…cần được photo bản sao và công chứng. Chúng không chỉ bắt buộc mà còn là yếu tố giúp nhà tuyển dụng tin tưởng hơn về học vấn, những kỹ năng mà bạn thể hiện trong CV. Đối với những ứng viên vừa tốt nghiệp và chưa nhận được bằng, có thể lấy bảng điểm để thay thế.

Ảnh chân dung và chứng minh nhân dân bản sao công chứng

Ảnh chân dung (3×4 hoặc 4×6) được dán ở bên ngoài bìa hồ sơ xin việc và bên trong mẫu sơ yếu lý lịch. Thông qua ảnh chân dung, nhà tuyển dụng sẽ có một cái nhìn tổng quan về bạn, cũng như giúp bạn có cơ hội lấy được cảm tình của người tuyển dụng.

Ảnh chân dung: bạn nên chụp với tóc tai gọn gàng, khuôn mặt tươi tắn, nhiều sức sống, trang phục lịch sự như sơ mi, vest,…

Nếu như vị trí tuyển dụng có yêu cầu các giấy tờ tùy thân như giấy khai sinh, chứng minh thư (căn cước công dân) bạn cũng cần photo, công chứng.

Những điều cần lưu ý khi làm hồ sơ xin việc

Lưu ý cơ bản trong hồ sơ xin việc

• Dựa vào bảng mô tả công việc của vị trí ứng tuyển, bạn cần tiến hành thu thập và sàng lọc toàn bộ thông tin quan trọng và cần thiết nhất để trình bày trong hồ sơ xin việc.
• Thông tin ghi trong hồ sơ phải nhất quán, chính xác, đầy đủ, nói đúng về bản thân.
• Kiểm tra kỹ lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp của đơn xin việc và CV.
• Nội dung cần ngắn gọn, súc tích, mạch lạc và được trình bày khoa học, rõ ràng, có tính thuyết phục.
• Nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao những ứng viên sử dụng số liệu và thành quả cụ thể, vì điều này làm hồ sơ xin việc của bạn có độ tin cậy cao.
• Rất ít nhà tuyển dụng dành thời gian để xem toàn bộ hồ sơ của bạn, vì vậy bạn cần biết cách tạo điểm nhấn, đặc biệt là trong CV để mang lại ấn tượng tốt nhất cho họ
• Nên chuẩn bị nhiều bộ hồ sơ nộp vào nhiều công ty khác nhau để tăng cơ hội tìm được môi trường làm việc tốt nhất.
• Đối với những hồ sơ viết tay nên tránh sử dụng nhiều loại mực khác nhau
• Nên tham khảo nhiều mẫu khác nhau trên Internet để có những bản hồ sơ ấn tượng nhất
• Khi được mời đến phỏng vấn, bạn chỉ cần mang theo hồ sơ photo. Khi nào được tuyển dụng vào công ty thì mới nộp hồ sơ gốc vì liên quan đến việc làm bảo hiểm xã hội và nhiều thủ tục khác.
• Chuẩn bị nhiều CV hoặc đơn xin việc để phòng trường hợp có nhiều nhà tuyển dụng trong một buổi phỏng vấn.

Lưu ý về thông tin ghi đơn xin việc

• Chú trọng nội dung trong đơn xin việc và phân biệt rõ với CV
• Thể hiện rõ nét những suy nghĩ và tính cách bản thân
• Trình bày cụ thể lý do bạn gửi hồ sơ xin việc
• Nêu bật những điểm mạnh của bản thân và điều gì khiến bạn khác biệt
• Không chứa thông tin tiêu cực về công ty cũ
• Ghi rõ thông tin về mức lương
• Cung cấp những thông tin liên hệ như Email, số điện thoại,..
• Gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng

Những tài liệu bên trên rất cần thiết cho một bộ hồ sơ xin việc