Đôi nét về Procurement

Procurement là gì?

Theo từ điển Anh – Việt, định nghĩa danh từ Procurement là “sự thu mua”. Hiểu đơn giản, Procurement là công việc bao gồm một loạt các hoạt động và quy trình cần thiết để có được sản phẩm/ dịch vụ cần thiết từ các nhà cung cấp chất lượng với mức giá tốt nhất. Những sản phẩm/ dịch vụ này bao gồm: nguyên liệu, thiết bị, dịch vụ, vật tư, đồ đạc,… phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất.

Bên cạnh đó, Procurement còn được hiểu là quá trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, duy trì hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Những công việc này sẽ được thực hiện bởi các nhân viên Procurement trong doanh nghiệp. Việc chi tiêu của nhân viên Procurement hợp lý sẽ tác động mạnh đến giá thành dịch vụ, ảnh hưởng đến cả chi phí của chuỗi cung ứng. Chính vì thế, nhân viên thu mua cần có trách nhiệm đảm bảo số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu, dịch vụ.

Tầm quan trọng của Procurement đối với doanh nghiệp

Procurement là một phần chiến lược của doanh nghiệp. Bởi vì quy trình thu mua nguyên vật liệu sẽ quyết định trực tiếp đến sự thành bại của các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Một tổ chức không thể tồn tại nếu giá thu mua đầu vào cao hơn lợi nhuận bán ra, ảnh hưởng đến việc bán sản phẩm trở nên phi thực tế.

Nhân viên Procurement

Nhìn chung, nhân viên Procurement phải luôn đảm bảo rằng: nguyên vật liệu và dịch vụ đáp ứng cho quá trình phát triển, duy trì sản xuất của doanh nghiệp được mua từ những đơn vị cung cấp uy tín, mức giá phải chăng và cung cấp đúng với các điều khoản đã thỏa thuận. Điểm mấu chốt của nhân viên Procurement là tìm kiếm và nhìn nhận được giá trị tối đa cho doanh nghiệp thông qua thỏa thuận sản phẩm, thời gian và chi phí với nhà cung cấp.

Procurement hoạt động ở đa dạng các lĩnh vực, phổ biến nhất là nhà hàng, khách sạn hoặc các sàn thương mại điện tử.

• Ngành dịch vụ: Procurement dùng để chỉ nhân viên quản lý việc mua bán các nguyên vật liệu, thiết bị, đồ đạc nhằm phục vụ trực tiếp trong quá trình kinh doanh.
• Ngành thương mại điện tử: Procurement là người làm việc trực tiếp với khách hàng và đối tác của doanh nghiệp. Họ sẽ thỏa thuận về số lượng, giá cả, nguồn hàng cũng như cách cung ứng, vận chuyển hàng hóa,…

Những công việc cơ bản của một nhân viên Procurement

• Tiếp nhận hàng hóa từ bộ phận khác.
• Sắp xếp, phân loại hàng hóa theo một thứ tự ưu tiên để việc vận hành trơn tru.
• Tìm kiếm, so sánh và đánh giá năng lực từ các nhà cung cấp trên thị trường.
• Liên hệ nhà cung cấp để lấy các thông tin về mặt hàng như: giá cả, chất lượng, loại sản phẩm,..
• Khảo sát, tham quan nơi sản xuất và trưng bày sản phẩm của nhà cung cấp.
• Tham gia triển lãm, hội trợ, chương trình,… để tìm kiếm sản phẩm.
• So sánh, phân tích để lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp.
• Thương thảo và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
• Quản lý chi tiêu thành toán tiền hàng hóa.
• Giám sát tiến độ vận chuyển hàng hóa.
• Kiểm soát chất lượng và số lượng nguồn hàng theo hợp đồng.
• Yêu cầu bồi thường, kiếm nạo nếu sai sót.

Đôi nét về Purchasing

Purchasing là gì?

Purchasing được dịch theo nghĩa tiếng Việt là “thu mua”. Thực chất, hoạt động thu mua đóng vai trò then chốt, không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào của tổ chức, doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng.

Những người thực hiện Purchasing phải chịu trách nhiệm trong các công việc như: lập kế hoạch mua, xác định các tiêu chuẩn đồng thời nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, phân tích tài chính, mua hàng, quản lý hợp đồng cung cấp, thanh toán và kiểm soát hàng tồn kho.

Những công việc cơ bản của một nhân viên Purchasing

• Nhận danh sách các sản phẩm cần mua sắm từ bộ phận khác của công ty.
• Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng, đảm bảo đáp ứng đủ tiêu chí mà công ty cần.
• Gửi thư thăm dò các nhà cung cấp và yêu cầu họ cung cấp thông tin sản phẩm để có thể lựa chọn.
• Lên kế hoạch khảo sát nhà cung cấp, xem xét sản phẩm và trực tiếp đánh giá.
• Tìm kiếm sản phẩm tại các trung tâm, siêu thị, hội chợ,..
• Phối hợp cùng các bộ phận liên quan để tiến hành kiểm tra mức độ của sản phẩm.
• Lựa chọn và so sánh đơn chào hàng từ nhà cung cấp, lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất.
• Thương lượng, đàm phán giá cả, mua hàng và thanh toán.
• Chuẩn bị đầy đủ thủ tục nhận hàng.
• Liên hệ nhà cung cấp nếu sản phẩm xảy ra lỗi.

Có thể thấy, công việc của hai vị trí Purchasing và Procurement khá tương đồng. Với mục đích chung là đưa sản phẩm, hàng hóa về cho tổ chức kinh doanh, sản xuất. Tuy nhiên, nhân viên Purchasing sẽ thu mua các vật dụng thuộc khối văn phòng, nguyên liệu còn nhân viên Procurement thiên về các sản phẩm phục vụ trực tiếp sản xuất, nguyên liệu làm nên sản phẩm.

Sự khác nhau giữa Purchasing và Procurement

Thực tế, Purchasing và Procurement đều được dùng để chỉ những người thực hiện các nhiệm vụ thu mua hàng hóa, sản phẩm trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu tìm hiểu sâu về Procurement, bạn sẽ thấy hai thuật ngữ này vẫn tồn tại những điểm khác biệt. Tino Group sẽ giúp bạn khám phá sự khác nhau giữa Purchasing và Procurement cụ thể ở bốn yếu tố: nhiệm vụ, loại hàng hóa/ dịch vụ, chiến lược hoạt động và đánh giá chất lượng hàng hóa từ đơn vị cung cấp.

Nhiệm vụ

• Purchasing: Thực hiện mua hàng hóa/ dịch vụ nào đó, nhận hàng và thanh toán. Những công việc này khá đơn giản, không đòi hỏi nhiều yêu cầu như Procurement, giới hạn trong chức năng giao dịch là chủ yếu và thường làm việc với các nhà cung ứng sẵn có.
• Procurement: Lập kế hoạch, xây dựng chiến lược và duy trì hoạt động mua hàng nên đòi hỏi tính chiến thuật cao. Đồng thời, Procurement dễ dàng để xây dựng mô hình TCO (Tổng chi phí sở hữu) hơn so với Purchasing, Tìm kiếm nhà cung ứng mới và phát triển các mối quan hệ giao dịch hiện tại.

Loại hàng hóa, dịch vụ

• Purchasing: Thu mua các vật dụng văn phòng (như: máy tính, bàn ghế, đồ dùng văn phòng phẩm,…) và các đồ dùng, nguyên liệu khác phục vụ cho hoạt động của các phòng ban. Nhân viên Purchasing tập trung nhiều về yếu tố giá cả, chi phí thấp nhất trên một đơn vị.
• Procurement: Mua những nguyên vật liệu, dịch vụ cần thiết, phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất, tạo ra thành phẩm. Hoặc trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất, duy trì hoạt động của công ty. Do đó, các nhân viên Procurement phải tập trung nhiều về giá trị và tổng chi phí sở hữu.

Chiến lược hoạt động

• Purchasing: Không mất nhiều thời gian cho việc lên ý tưởng, chiến lược thực hiện, Purchasing có thể tự hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản và nhanh chóng. Mức bồi thường thấp, dễ tổn hại trước quá trình tự động hóa.
• Procurement: Bảng chiến lược thu mua của Procurement phức tạp, đòi hỏi tính chiến lược và sự hỗ trợ từ nhiều bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Mức bồi thường cao hơn, ít khả năng được tự hóa hơn so với Purchasing.

Đánh giá chất lượng từ đơn vị cung cấp

• Purchasing: Nhận yêu cầu từ cấp trên để báo cáo, đánh giá chất lượng của hàng hóa.
• Procurement: Phải đảm bảo chất lượng hàng hóa từ phía nhà cung cấp.

Purchasing và Procurement trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn

Cơ hội nào cho Purchasing và Procurement?

Trước đây, phần lớn mọi người thường hiểu sai về vị trí thu mua tại các nhà hàng, khách sạn thì hiện nay, nhân viên Purchasing và Procurement được đánh giá là nhân tố có ảnh hưởng lớn đối với công ty. Purchasing và Procurement là bộ phận giúp cho doanh nghiệp đầu tư ít nhưng thu hồi lợi nhuận cao hơn mức vốn nhưng vẫn đảm bảo giá trị dịch vụ cung ứng cho khách hàng.

Đặc biệt, trong thị trường cạnh tranh hiện nay, Purchasing và Procurement lại càng giá trị, trở thành những nguồn lực được các doanh nghiệp “săn đón”. Bởi họ là người quyết định đến cán cân thu – chi của doanh nghiệp. Đồng thời, rút ngắn khoảng cách giữa người mua và người bán trong thời đại công nghệ phát triển. Với những lý do trên, không thể phủ nhận Purchasing và Procurement là ngành nghề lý tưởng mà bạn có thể cân nhắc để theo đuổi.

Công việc cơ bản của nhân viên Purchasing và Procurement trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn

• Lập bảng danh mục các mặt hàng sản phẩm mua sắm cho nhà hàng, khách sạn. Từ đó, nhân viên Purchasing và Procurement phân loại, và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
• Tìm kiếm đơn vị cung cấp phù hợp trên thị trường có khả năng cung ứng theo những yêu cầu mà nhà hàng, khách sạn đặt ra.
• Kiểm tra giá trị mặt hàng/ dịch vụ, nghiên cứu và so sánh giá cả, chi phí từ nhiều đơn vị phân phối khác nhau.
• Đàm phán với nhà phân phối, lựa chọn nguồn cung cấp phù hợp nhất để hợp tác.
• Xây dựng kế hoạch đặt hàng hoá, sản phẩm. Phối hợp cùng đội ngũ logistics tiến hành thủ tục nhận hàng.
• Theo sát tiến độ giao hàng, kiểm tra giá trị hàng hóa. Trường hợp xảy ra sai sót, bộ phận này sẽ chủ động liên hệ nhà cung cấp để giải quyết theo hợp đồng đã thỏa thuận giữa hai bên.
• Thực hiện các ngành nghề, công việc khác từ cấp trên.

Khi chất lượng cuộc sống nâng cao, thói quen của khách hàng thay đổi buộc các doanh nghiệp phải chuyển đổi cách tiếp cận. Việc kết hợp phương pháp thu mua vào truyền thông tiếp thị có thể xem là kế hoạch tối ưu giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru. Hy vọng qua bài viết, bạn đã phần nào hiểu rõ hơn về vai trò quan trọng của Purcurement đối với doanh nghiệp cũng như cơ hội và thách thức của nghề thu mua tại Việt Nam. Chúc các bạn sẽ thành công!