Khi không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp sẽ không thể giao hàng đúng hẹn và sẽ phải trả thêm nhiều khoản chi phí do thuê nhân công làm thêm giờ, mua nguyên vật liệu khẩn cấp bằng đường hàng không, giao hàng gấp… Đó là chưa kể chất lượng sản phẩm sẽ không được ổn định.

Vì doanh nghiệp phải mua nguyên vật liệu từ những nhà cung cấp khác để bảo đảm tiến độ giao hàng, rủi ro mất khách hàng là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Ngược lại, nếu dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu, trang thiết bị và công suất sản xuất quá lớn so với nhu cầu của khách hàng và thị trường thì giá thành sản phẩm không thể cạnh tranh so với đối thủ do chi phí sản xuất, khấu hao máy móc, lãi suất ngân hàng cao. Trong trường hợp này, tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng và hoạt động kinh doanh sẽ gặp nhiều rủi ro.

Lý do khiến doanh nghiệp chưa cân bằng giữa khả năng đáp ứng của mình với nhu cầu thị trường là do chưa có sự gắn kết chặt chẽ giữa chiến lược kinh doanh với kế hoạch thực hiện trong từng bộ phận của doanh nghiệp. Một nguyên nhân khác là do kế hoạch giữa các bộ phận tách rời nhau, chưa có sự phối hợp và thống nhất. Chẳng hạn, kế hoạch bán hàng đưa ra chỉ dựa trên thông tin từ khách hàng và thị trường mà bỏ qua khả năng đáp ứng thực tế trong sản xuất và ngân sách tài chính của doanh nghiệp.

QUY TRÌNH SOP

• Dự báo nhu cầu là bước đầu tiên trong quy trình SOP

Doanh nghiệp cần tập hợp các số liệu như bán hàng thực tế, lượng hàng tồn kho, đơn hàng chưa giải quyết, lượng hàng bán thành phẩm và lượng hàng hóa đang được vận chuyển.

• Hoạch định nhu cầu là bước kế tiếp của quy trình SOP

Dựa vào kết quả của dự báo nhu cầu cùng với thống kê dự báo, kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi cũng như thông tin phản hồi từ khách hàng và thị trường, doanh nghiệp sẽ đưa ra được hoạch định nhu cầu cho 12 tháng kế tiếp. Trong đó ba tháng đầu tiên xem như đã được xác nhận để chuẩn bị cho việc tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp.

• Hoạch định cung ứng

Đây là bước thứ ba trong quy trình nhằm giúp doanh nghiệp biết được khả năng đáp ứng nhu cầu đã được xác định. Doanh nghiệp sẽ phải phân tích công suất sản xuất thực dựa trên nhu cầu dự báo và phản hồi khả năng thực hiện đồng thời đưa ra những điều chỉnh cần thiết.

• Cuộc họp SOP và tổ chức cuộc họp điều hành SOP

Sau các bước trên, các bộ phận sẽ phải chuẩn bị cho nội dung cuộc họp cũng như tổ chức cuộc họp SOP. Cuộc họp là bước cuối cùng trong quy trình SOP với sự tham gia đầy đủ của thành viên ban lãnh đạo và nhóm SOP. Cuộc họp SOP sẽ đưa ra hướng giải quyết cho những vấn đề chưa được thống nhất, hay chưa có biện pháp từ các bộ phận, đánh giá chỉ số hiệu quả hoạt động, đưa ra quyết định cho kế hoạch tích hợp và chương trình cụ thể cho từng bộ phận thực hiện.

Để có thể áp dụng SOP vào thực tế một cách hiệu quả, ban lãnh đạo trong doanh nghiệp phải có một quyết tâm cao trong việc thực hiện điều này. Bên cạnh việc thành lập nhóm SOP, ban lãnh đạo cũng cần tham gia vào nhóm này. Bởi nếu không có sự tham gia của ban lãnh đạo, kế hoạch thực hiện của nhóm SOP đưa ra sẽ chỉ là giải pháp trên giấy tờ mà chưa được triển khai thực tế. Ngoài những lý do trên, ban lãnh đạo còn là những người có quyền xét duyệt kế hoạch tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh doanh trước cổ đông, đối tác và toàn thể nhân viên. Sự tham gia của ban lãnh đạo sẽ khuyến khích nhóm SOP hoàn thành mục tiêu đã được ban lãnh đạo thông qua.

10 CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA SOP

1. Phần trăm chính xác của dự báo(%)

2. Tỷ lệ giao hàng đúng và đủ (%)

3. Tỷ lệ đơn hàng tồn đọng (%)

4. Tỷ lệ giao hàng đúng và đủ do thiếu hàng tồn kho (%)

5. Tỷ lệ giao hàng chính xác về chủng loại và địa điểm (%)

6. Tỷ lệ hữu dụng sản xuất (%)

7. Tỷ lệ hữu dụng kho bãi (%)

8. Lượng hàng tồn kho thành phẩm theo giá trị (ngày)

9. Lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu theo giá trị (ngày)

10. Chi phí vận chuyển (đồng/sản phẩm)

Lợi ích của SOP

Lợi ích doanh nghiệp có thể đo lường được :

– Phục vụ khách hàng tốt hơn với chi phí tối ưu.

– Hàng hóa luôn sẵn sàng với giá trị tồn kho tối ưu.

– Tối ưu hóa chi phí sản xuất, cung ứng và điều hành.

– Tối ưu hóa chi phí giá thành.

– Bảo đảm tiến độ cho giới thiệu sản phẩm mới.

– Bảo đảm tiến độ giao hàng đúng hạn với thời gian nhanh nhất.

– Giảm chi phí tồn kho không thể tiếp tục bán hoặc bán rất chậm.

– Giảm thời gian giao hàng cho những khách hàng đặt hàng theo mỗi đơn hàng.

Lợi ích phục vụ cho ban giám đốc doanh nghiệp :

– Tăng cường tinh thần làm việc tập thể từ tất cả phòng ban trong toàn doanh nghiệp.

– Giúp ban giám đốc đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng.

– Lập kế hoạch tài chính và kinh doanh với thời gian nhanh và chính xác hơn.

– Đồng nhất về số liệu phục vụ cho kế hoạch và báo cáo trong toàn công ty.

– Giúp cho ban giám đốc định hướng tương lai về hoạch định và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.