1. Kinh nghiệm quản lý kho hàng hóa, kho vật tư tổng quát

Dù doanh nghiệp của bạn có quy mô như thế nào thì cũng cần có quy trình quản lý kho rõ ràng, hợp lý, dễ hiểu để mọi người tuân theo.

Thủ kho phải là người lập và nắm rõ quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư. Nắm rõ từng bước của quy trình và đảm bảo việc vận hành kho trơn tru. Khi xãy ra sự cố, thu kho phải có cách dễ dàng tìm ra và xử lý ngay lập tức.

Quản lý kho hàng là việc phức tạp, đặc biệt khi số lượng mặt hàng nhiều. Thủ kho cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp các công việc để hoạt động kho diễn ra thông suốt.

7 kỹ năng một thủ kho kinh nghiệm sẽ phải lưu ý bao gồm:

• Biết cách sắp xếp kho hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu theo vị trí hợp lý. Tùy theo loại hàng và tính chất kho mà sắp xếp hàng theo quy tắc FIFO (nhập trước xuất trước), hay LIFO (nhập sau xuất trước). Về sau việc quản lý vật tư sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều.
• Lập thẻ kho cho từng sản phẩm, để cập nhật thông tin nhập vào, xuất ra, tồn kho của hàng hóa. Thẻ kho sẽ là cơ sở để đối chiếu mỗi khi có sai lệch về kho.
• Cung cấp hàng hóa, vật tư chính xác, đúng thời hạn cho kinh doanh hoặc sản xuất
• Tùy theo quy mô và tổ chức doanh nghiệp, chủ động liên hệ nhà cung cấp hoặc bộ phận mua hàng để đảm bảo lượng hàng tồn kho đúng qui định
• Đào tạo và huấn luyện định kì cho nhân viên, đảm bảo họ nắm và tuân thủ quy trình để đạt hiệu quả công việc.

2. Để trở thành thủ kho chuyên nghiệp.

“Dọn dẹp” luôn mệt hơn tổ chức mọi thứ từ đầu bài bản! Một thủ kho kinh nghiệm sẽ biết quan sát hoạt động, lập quy trình quản lý kho hàng ngay từ đầu, và duy trì vận hành kho theo kế hoạch hàng ngày.

Những kinh nghiệm, các hoạt động sau đây là không thể bỏ qua cho một thủ kho chuyên nghiệp:

• Băt đầu bằng việt lập quy trình quản lý hàng tồn kho (đã nói đến ở trên).
• Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ.
• Chỉ thủ kho mới có quyền đưa hàng hóa vào kho hay thay đổi vị trí hàng hóa trong kho. Việc thay đổi phải được thể hiện trong nhật ký.
• Mặt bằng cần được sắp xếp gọn gàng, dọn dẹp sạch sẽ trước khi nhập hàng về
• Hướng dẫn người xếp hàng để, đặt hàng đúng vị trí
• Hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng tránh va chạm, đổ vỡ
• Hạn chế xếp hàng hóa ở ngoài trời, trừ các trường hợp đặc biệt được qui định trước
• Hàng dễ ẩm mốc cần được đặt trên kệ, palet và tránh nước mưa tạt vào
• Sau khi xuất hàng khỏi kho, cần thu xếp không gian gọn gàng cho việc nhập hàng.
• Hàng tồn kho lâu cần được dịch chuyển vào khu vực phù hợp, nhường chổ cho các hàng lưu thông nhanh.

3. Kinh nghiệm vận hành kho

a. Dán nhãn tất cả hàng hóa, vật tư

Nhân viên kho có trách nhiệm dán nhãn đầy đủ cho hàng hóa, vật tư. Các thông tin trên nhãn cần có các thuộc tính như:mã hàng, màu, kích thước ..

Việc dán nhãn lên hàng hóa sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho được dễ dàng, theo dõi hàng tồn kho chính xác nhất.

b. Không trì hoãn, luôn đối soát!

Việc hôm nay chớ để ngày mai. Hãy xử lí hết công việc, dọn kho sách sẽ khi kết thúc một ngày.  Những đơn nhập hàng chưa xử lí kịp trong hôm nay cần được đặt gọn tại khu vực riêng biệt.

Luôn đối soát thông tin sau khi xử lý phiếu nhập/xuất kho để sớm phát hiện các sai sót và điều chỉnh kịp thời.

c. Đừng để lạc trong kho của mình

Nhân viên kho phải lập sơ đồ kho thể hiện lối đi, vị trí đặt các kệ hàng hóa. Mỗi kệ phải được đánh số hiệu.

Đặt các biển chỉ dẫn để kể cả nhân viên mới có thể dễ dàng hiểu và tìm được hàng hóa trong kho dễ dàng.

d. Hạn chế người lạ vào kho

Bạn chịu trách nhiệm số hàng hóa trong kho. Vì thế cần hạn chế tối đa những người không liên quan đến gần kho để đảm bảo an ninh. Nếu kho lớn và có nhiều nhân viên làm việc cùng, tốt nhất là cung cấp thẻ ra vào cùng đồng phục cho từng người.

4. Kiểm kê kho hàng – công việc định kỳ của quản lý kho chuyên nghiệp

Kiểm kê kho hàng nên được thực hiện định kỳ để xác nhận số lượng thực tế so với số lượng trên sổ sách, hay trên phần mềm quản lý kho. Đây cũng là dịp tra soát, phân loại các mặt hàng, vật tư bị hư hỏng, suy giảm chất lượng.

Kho hàng cần được sắp xếp lại gọn gàng, khoa học để kiểm đếm nhanh chóng, chính xác.

Kết quả kiểm kê cần lập thành văn bản, được các bên liên quan ký xác nhận. Chênh lệch hàng hóa và cách xử lý cần được ký và thông qua bởi cấp có thẩm quyền.

Các sản phẩm không phù hợp được phát hiện cũng phải được cách ly, đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền.

Trên đây là những kinh nghiệm quản lý kho hàng hóa hiệu quả. Hi vọng các thủ kho có thể kiểm soát số lượng hàng xuất – nhập, hàng tồn tốt nhất!