Có rất nhiều người rất sợ khi nghe đến hai từ “tồn kho”, vì nó chứng tỏ một điều: sẽ có rất nhiều, rất nhiều sản phẩm và bạn buộc phải kiểm kê và sắp xếp lại. Đặc biệt là vào dịp cuối năm như thế này các doanh nghiệp lớn thường kiểm kho hết một lượt để điều chỉnh lại kế hoạch nhập hàng cho năm sau. Lúc này nếu không làm việc một cách khoa học bạn có thể khiến mọi thứ rối tung lên, thậm chí gây thất thoát rất nhiều tiền của doanh nghiệp. Nhưng đừng quá lo lắng, bài viết này sẽ chia sẻ 8 công cụ quản lý hàng tồn kho hiệu quả để bạn áp dụng.

Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?

Hàng tồn kho có quan hệ mật thiết với tiền mặt của doanh nghiệp hoặc cửa hàng, đó là lý do vì sao bất kỳ ai nếu muốn mở rộng kinh doanh cũng phải quản lý số hàng này cho tốt. Đừng nghi ngờ về điều này, đã có không ít ví dụ phá sản chỉ vì không biết cách kiểm soát hàng tồn kho dẫn đến thất thoát quá nhiều tiền. Dưới đây là một số lý do chứng minh tầm quan trọng của hoạt động này:

1. Quản lý hàng tồn kho giúp tiết kiệm tiền

Tránh hư hỏng

Với những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như thức ăn hay mỹ phẩm sẽ rất dễ bị hỏng nếu bạn không kịp bán hết trong thời gian quy định, đặc biệt các loại hàng sắp hết hạn sẽ bị sụt giá thê thảm. Nhưng khi có một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt thì bạn không cần phải quá lo lắng vấn đề này, vì lúc nào bạn cũng kiểm soát được hạn sử dụng của hàng hóa, hỗ trợ quá trình kế hoạch nhập – xuất phù hợp hơn.

Tránh ế hàng

Hàng ế là những sản phẩm không được tung ra thị trường không phải vì chúng đã hết hạn mà vì đã bị lỗi mốt, lỗi thời hoặc hết mùa. Bạn sẽ dễ lâm vào tình trạng này nếu kinh doanh thực phẩm, thời trang. Tuy vậy, một kế hoạch quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp bạn giảm thiểu được số hàng ế, thậm chí là không gặp phải tình huống đó.

Tiết kiệm chi phí lưu trữ

Chi phí lưu kho thuộc vào một khoản của chi phí biến đổi, nghĩa là nó có thể dao động lên xuống tùy vào số sản phẩm mà bạn lưu trữ là bao nhiêu. Nếu số hàng trong khó của bạn quá nhiều hoặc gặp khó khăn khi vận chuyển thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Dĩ nhiên khi quản lý tốt thì bạn không bao giờ phải lo nghĩ về khoản này, vì hàng hóa sẽ liên tục được luân chuyển, không nằm lại kho quá lâu.

2. Cải thiện dòng tiền mặt

Nếu quản lý hàng tồn kho tốt thì ngoài việc tiết kiệm chi phí bạn còn có thể cải thiện dòng tiền mặt của mình. Hãy nhớ rằng, hàng hóa bạn phải mua bằng tiền và sau đó lại bán đi để lấy tiền mặt, nhưng khi chúng vẫn ở trong kho thì không còn là tiền mặt nữa. Đó là lý do tại sao chúng tôi lại nói hàng tồn kho ảnh hưởng đến dòng tiền như thế.

Yếu tố bị ảnh hưởng đầu tiên là doanh số (bằng cách quyết định số sản phẩm bạn cần phải bán) và tiếp theo là chi phí (bằng cách quyết định số sản phẩm bạn cần phải mua). Cả hai yếu tố này đều liên quan tới khoản tiền mặt có trong tay bạn thời điểm hiện tại, khi quản lý tốt thì bạn không phải lo vấn đề thiếu hụt vốn đầu tư xoay vòng.

Khi bạn có một hệ thống kiểm kê chính xác, nhanh chóng bạn sẽ biết chính xác có bao nhiêu sản phẩm trong kho, và dựa trên doanh số bán hàng để lên kế hoạch nhập khi gần hết. Điều này không chỉ đảm bảo doanh số bán hàng của bạn luôn ổn định mà còn giữ cho dòng tiền mặt không bị thiếu hụt.

Qua những dòng phân tích về lợi ích khi có phương pháp quản lý hàng tồn kho tốt bạn đã thấy sự cần thiết của quy trình này chưa. Hãy tiếp tục theo dõi phần 2 của chúng tôi để biết 8 công cụ hỗ trợ việc quản lý của bạn dễ dàng, hiệu quả hơn.