1. Kinh nghiệm chung trong quản lý kho hàng, kho vật tư

Thủ kho phải là người nắm rõ quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư

Quản lý kho hàng không hề đơn giản, cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp giữa các công việc trong một khâu nào đó để các hoạt động được diễn ra thông suốt. Về cơ bản, để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì người quản lý cần phải lưu ý một số những điều sau:

– Cần biết cách sắp xếp kho hàng, kho thành phẩm vật tư, nguyên vật liệu theo từng vị trí hợp lý và theo nguyên tắc nhập trước xuất trước, nhờ vậy việc quản lý vật tư sau này sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn có thể tham khảo thêm cách sắp xếp kho hàng hợp lý trong bài viết Bí quyết sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học.

– Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được công nhân cập nhật thường xuyên số liệu. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên vật liệu. Cách lập thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn do Bộ tài chính ban hành theo thông tư mới nhất, về cơ bản sẽ giống như 2 mẫu dưới đây. Thẻ kho nếu được đóng thành quyển sẽ gọi là sổ kho và buộc phải có chữ ký giám đốc xác nhận.

Cách lập thẻ kho theo mẫu S08 Thông tư 133/2016/TT-BTC

Cách làm thẻ kho theo mẫu S09 Thông tư 133/2016/TT-BTC

– Cần xác định chính xác lệnh xuất hàng đóng hàng và lệnh sản xuất xưởng

– Liên hệ chính xác bên giao hàng vật tư phụ liệu sắp xếp thời gian vào hàng theo đúng quy trình quản lý vật tư.

– Những người lên hàng là những người nhanh nhẹn theo tiêu chuẩn công ty

– Phải biết được tính cách của từng công nhân để giải thích và tác động vào họ để làm việc có hiệu quả cao nhất

– Tìm kiếm những người bạn tin tưởng và giao việc

Về cơ bản, một thủ kho giỏi là người biết cách lập quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư sao cho hợp lý và luôn nắm rõ từng bước của quy trình ấy. Vì vậy việc đầu tiên bạn cần làm là tìm hiểu cách vận hành của kho hàng hiện tại trong việc xuất – nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sau đó lập một quy trình quản lý hàng tồn kho để đưa mọi công đoạn vào khuôn khổ, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm bạn cũng dễ dàng tìm ra để xử lý ngay lập tức.

2. Kinh nghiệm để trở thành một thủ kho “hoàn hảo”

Muốn trở thành một người thủ kho “hoàn hảo” , ngoài một số gạch đầu dòng công việc vẫn làm thì bạn sẽ phải cố gắng rất rất nhiều để tìm ra cách quản lý hàng hóa tốt nhất, chẳng hạn như: thường xuyên nghe ngóng thông tin, nắm bắt kế hoạch sản xuất, giao nhận hàng để đáp ứng kịp thời đảm bảo thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh. Thường xuyên kiểm tra kho, hàng hóa trong kho để nắm được thông tin cũng như chất lượng của sản phẩm hàng hóa để từ đó góp ý, đề xuất với giám đốc trong chiến lược kinh doanh.

Cụ thể, những kinh nghiệm làm thủ kho mà bài viết đem lại cho bạn là:

– Lập quy trình quản lý hàng tồn kho ngay từ lúc mới bắt đầu công việc.

– Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ.

– Thủ kho phải đảm bảo rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dỡ.

– Chỉ có thủ kho mới có quyền được đưa hàng hóa vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho bãi

– Trước khi nhập hàng, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng

– Hướng dẫn người xếp hàng để, đặt hàng đúng vị trí

– Hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng tránh va chạm, đổ vỡ

– Không xếp hàng hóa ở ngoài trời

– Các khu vực dễ có nước mưa hắt vào khi mưa lớn phải thiết kế các giá (palet) để trưng hàng

– Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, tạo không gian cho các hàng hóa khác, loại hàng nào dư phải để vào khu vực riêng.

Là thủ kho phải biết cách quản lý hàng hóa khoa học và hiệu quả!

3. Kinh nghiệm lưu kho

Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ bài đầy đủ cho mỗi mã hàng bao gồm mã hàng, màu, kích cỡ, kích thước, khách hàng. Thẻ bài được gắn vào nơi để hàng hóa.

Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ quản lý kho, sơ đồ phải thể hiện lối đi, vị trí đặt các kệ hàng hóa. Mỗi kệ phải được đánh dấu, ghi số kệ.

Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an toàn chống cháy nổ trong kho, kiểm tra nơi để bình phòng cháy chữa cháy

4. Kinh nghiệm thanh lý hàng hóa

Đối với hàng hóa, nguyên vật liệu còn dư thì phải tiến hành thanh lý. Sau khi nhận được thông tin thanh lý, kho tiến hành kiểm tra lại số hàng đã nhập xuất, lập báo cáo xuất nhập. Với các loại hàng hóa nguyên vật liệu còn dư thì để riêng, chờ ý kiến của bộ phận bán hàng. 

Nếu quá thời hạn một tháng kể từ ngày nhận được thông tin thanh lý mà chưa nhận được ý kiến bộ phận bán hàng, kho phải chủ động thông tin tới bộ phận bán hàng để sớm giải phóng lô hàng. Còn nếu được bộ phận bán hàng đồng ý, cần tuân thủ đúng quy trình xuất nhập kho vật tư, hàng hóa để tránh thất thoát. 

5. Kinh nghiệm trong việc kiểm kê kho

Kiểm kê kho định kỳ được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích : xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do ban kiểm kê thực hiện. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho vật tư khoa học.

Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Mọi sản phẩm không phù hợp được phát hiện phải được cách ly, đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cho siêu thị mini để biết các bước cần thiết khi muốn quả lý kho hàng hiệu quả. 

Trên đây là những kinh nghiệm quản lý kho hàng giúp các thủ kho có thể kiểm soát số lượng hàng xuất – nhập, hàng tồn một cách hiệu quả nhất!