Những tiến bộ trong giao tiếp IP đã làm cho nó có thể có một hệ thống điện thoại ip giá rẻ đầy đủ chức năng được lưu trữ bởi nhà cung cấp dịch vụ của bạn  dựa trên tiền đề . Nói chung, nếu hệ thống điện thoại của bạn sẽ được sử dụng bởi hơn 25 người dùng, giải pháp dựa trên tiền đề sẽ là lựa chọn tốt nhất của bạn. Nếu hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn sẽ có ít hơn 25 người dùng, bạn nên xem xét cả các giải pháp dựa trên lưu trữ và dựa trên tiền đề.

Tại sao bạn đang tìm kiếm một hệ thống điện thoại mới?

Ngoài thực tế là bạn cần gửi và nhận các cuộc gọi điện thoại, điều quan trọng nhất mà bạn đang tìm kiếm để thoát khỏi hệ thống điện thoại của mình là gì?

Sự thật là hầu hết các hệ thống điện thoại VoIP đều tương tự nhau. Điều duy nhất ngăn cách giữa chúng với nhau là cách chúng được tiếp thị.

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là bạn phải biết những thứ như, bạn đang tìm kiếm khả năng tự động trả lời, thư thoại, thư thoại đến email hay tìm tôi theo dõi tôi? Lập danh sách tất cả những thứ bạn cần thoát khỏi hệ thống mới của mình ngoài những thứ bạn nên có.

Hệ thống điện thoại của bạn sẽ tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác?

Một trong những lợi ích hấp dẫn mà bạn nghe nói đến là khả năng hệ thống điện thoại VoIP tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác như nền tảng CRM hoặc ERP của bạn. Một số hệ thống cung cấp API để tích hợp với một số phần mềm nhất định, tuy nhiên, các hệ thống điện thoại khác không cung cấp khả năng này.

Bạn nên biết hệ thống kinh doanh nào yêu cầu tích hợp với hệ thống VoIP mới của bạn trước khi bạn tiếp cận nhà cung cấp và hỏi về việc tích hợp khi bạn được trình bày một giải pháp.

Bạn sẽ tự mình triển khai, bảo trì và hỗ trợ hệ thống điện thoại chứ?

Nếu bạn có một nhân viên CNTT có năng lực, rất có thể bạn sẽ có thể tự mình triển khai và bảo trì hệ thống. Nếu bạn không có nhân viên CNTT, bạn có thể muốn xem xét tìm kiếm một giải pháp VoIP được lưu trữ trên máy chủ hoặc chọn một đại lý có năng lực có thể cung cấp các dịch vụ này cho bạn.

Ai sẽ cung cấp dịch vụ thoại của bạn?

Đừng mắc sai lầm khi mua một hệ thống tổng đài điện thoại ip giá rẻ trước khi bạn tìm ra ai sẽ cung cấp dịch vụ điện thoại. Nếu bạn đang sử dụng VoIP, hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp VoIP của bạn tương thích với hệ thống điện thoại của bạn.

Nếu bạn định sử dụng cả dịch vụ VoIP và PSTN, nhà cung cấp hệ thống điện thoại của bạn cần biết điều này để họ có thể đưa ra giải pháp thích hợp cho bạn.

Tổng chi phí sở hữu là bao nhiêu?

Bạn thích thực tế là VoIP có thể giúp bạn tiết kiệm tiền, nhưng sẽ không? Bạn cần phải xem tổng chi phí sở hữu một hệ thống điện thoại VoIP.

Mua thuần túy theo giá sẽ khiến bạn gặp rắc rối: các hệ thống đáng tin cậy hơn, có thể mở rộng có xu hướng đắt hơn cho mỗi người dùng trả trước. Mặc dù vậy, khoản tiết kiệm bạn sẽ thấy về lâu dài khiến nó trở nên đáng giá. Khi công ty của bạn phát triển, bạn sẽ muốn thêm người dùng vào hệ thống của mình, vì vậy hãy tìm hiểu xem hệ thống có thể được nâng cấp dễ dàng như thế nào khi các tính năng và công nghệ mới được phát hành.

Người dùng của bạn muốn gì?

Ngay cả khi nó đứng cuối cùng trong danh sách, điều này cũng rất quan trọng để bạn phải xem xét. Mỗi nhân viên hoặc loại nhân viên có những nhu cầu khác nhau mà bạn cần đáp ứng.

Trước khi mua một hệ thống, bạn nên hỏi từng người trong số họ những gì họ muốn thấy từ điện thoại hoặc hệ thống điện thoại. Điều này sẽ cho phép bạn điều chỉnh nhu cầu của họ với lợi ích của một hệ thống cụ thể.