Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng đang muốn đánh giá sự hiểu biết của bạn về những nhiệm vụ chính mà bạn sẽ đảm nhận, đồng thời tìm hiểu tầm suy nghĩ của bạn về vai trò ở vị trí lãnh đạo bộ phận kho vận. 

Chiến lược tốt để trả lời câu hỏi này đó là bám sát bảng mô tả công việc của vị trí bạn đang ứng tuyển, vì cùng một chức danh nhưng vẫn sẽ có những điểm khác nhau ở từng công ty. Và bạn hãy chú trọng nói những nhiệm vụ chính ở vị trí trưởng phòng để làm nổi bật trách nhiệm này.

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Việt:
"Đối với tôi, công việc chính của một trưởng phòng kho vận đó là đảm bảo hoạt động và năng suất của bộ phận kho vận được hiệu quả với thời gian và chi phí tối ưu. Để hoàn thành công việc này, tôi cần phải thực hiện một số các nhiệm vụ chính cụ thể như quản lý hàng hóa kho, quản lý giao nhận và chi phí vận hành kho. Bên cạnh đó, một phần quan trọng của công việc trưởng phòng kho vận đó là quản lý nhân sự để đảm bảo nguồn lực ở mỗi giai đoạn và nhân viên luôn được tranh bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc."

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Anh:
"In my opinion, the main responsibilities of a warehouse manager is to ensure operation and efficiency of warehouse department with optimized cost and time. In order to complete these responsibilities, I need to complete my major tasks including material management, logistics management and warehouse cost. Besides, another important task is human resources management which is to ensure that well-equipped manpower is available."

Nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu những phương pháp nào mà bạn biết đến khi quản lý chi phí kho vận vì đây cũng là nhiệm vụ quan trọng mà trưởng phòng đảm nhận. 

Hãy tập trung trả lời những phương pháp chính mà bạn thường xuyên sử dụng, và vì sao bạn sử dụng những phương pháp này.

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Việt: 
"Phương pháp đầu tiên tôi muốn nhắc đến đó là đơn giản hóa quy trình kho vận bằng cách xem lại quy trình hiện tại. Mặc dù chi phí được cắt giảm có thể không quá nhiều, nhưng đây là cách đơn giản mà có thể dễ dàng áp dụng. Một phương pháp hữu ích khác đó là sử dụng phần mềm quản lý kho vận vì nó có thể giúp tiết kiệm thời gian và giấy tờ, cũng như gia tăng hiệu quả. Tôi cũng quản lý chặt chẽ vận hành kho vận đầu vào và đầu ra bởi vì đó là hoạt động có ảnh hưởng lớn đến việc quản lý chi phí."

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Anh: 
"The first method I would like to mention is simplify warehouse procedure by reviewing the current one. Although it may be not too much, it's the first and simple method that is easily applied. Another useful method is to utilize warehouse software that saves a lot of time and paperworks and boosts up efficiency. I also properly manage the warehouse operation inbound and outbound as this is the activity that has a major impact on cost management."

Câu chuyện kinh nghiệm thực tế khi xảy ra vấn đề trong công việc sẽ là cơ sở để nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề và cách bạn phản ứng.

Để trả lời tốt câu hỏi này, bạn hãy nêu một ví dụ thực tế một cách cụ thể. Bạn nên chú ý trình bày rõ ràng cách bạn xử lý vấn đề và kết quả như thế nào.

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Việt:
"Tôi đã từng gặp một trường hợp nhà phân phối thông báo họ không thể vận chuyển hàng đúng như thời gian thông báo ban đầu. Khi nhận được thông báo này, tôi liền liên hệ lại và hỏi lại thời gian giao hàng chậm trễ nhất sẽ là khi nào. Nhận thấy việc chậm trễ giao hàng này có thể ảnh hưởng đến việc sản xuất, tôi đã thảo luận với bộ phận sản xuất về kế hoạch sản xuất. Sau đó, tôi liên hệ thêm một lần nữa với bên nhà phân phối để đề xuất rằng họ sẽ giao trước 1/3 số lượng hàng hóa trước, để đảm bảo bên sản xuất vẫn có thể tiếp tục, không bị đình trệ quá nhiều. Chúng tôi đã đạt được thỏa thuận. Dù việc giao nhận này có xảy ra, nhưng kết quả sản xuất vẫn diễn ra, chúng tôi vẫn có thể đạt được thời hạn sản xuất theo yêu cầu của khách hàng."

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Anh:
"I once encountered a problem that the distributor announced us about the delay in shipment. When I got this announcement, I immediately contacted to check the latest date to predict the worst case. My major concern was that this problem would affect production, so I decided to discuss it with the Production department about the plan. After that, I contacted and asked the distributor if they could deliver 1/3 out of the materials beforehand to ensure that the production line could go on without any delay. Finally, we got the deal. Even though the shipment was a bit late, the productivity was not affected much, and we still met the deadline as customers required."

Tuy câu hỏi này đang muốn hỏi bạn về kỹ năng giao tiếp, nhưng Nhà tuyển dụng cũng đang xem xét khả năng lãnh đạo của bạn khi xây dựng văn hóa giao tiếp tại đội ngũ nhân viên của bạn.

Bạn nên tập trung cách bạn khuyến khích nhân viên trao đổi thẳng thắn và trao đổi mở và kết quả đã được cải thiện như thế nào.

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Việt:
"Tôi tin rằng giao tiếp đóng vai trò to lớn không chỉ với công việc kho vận mà còn với các công việc khác. Tôi thường xuyên nhấn mạnh tầm quan trọng của giao tiếp rõ ràng với đội nhóm của tôi bằng cách tạo cơ hội để họ đặt câu hỏi bất cứ khi nào họ cần làm rõ vấn đề nào còn mơ hồ. Tôi cũng trả lời câu hỏi của họ với từ ngữ đơn giản, súc tích qua hình thức nói và viết; nhưng tôi thích giao tiếp bằng lời hơn vì tôi muốn hạn chế việc đọc hiểu nhầm vì thiếu tông giọng và ngôn ngữ hình thể. Xây dựng một môi trường mở nơi tất cả mọi người được khuyến khích giao tiếp mà không lo ngại bị chỉ trích dần dần đã giúp đội nhóm tôi gia tăng hiệu quả tại nơi làm việc."

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Anh:
"I strongly think that communication is critical not only to warehouse jobs but also for almost other jobs. I usually emphasize the importance of clear communication to our team by letting them ask questions anytime to clarify if there is anything vague. Moreover, I answer their questions with simple and clear words by utilizing all forms of written and verbal manner; yet, I prefer verbal communication as I would like to prevent misread due to lack of tone or body language. Building an open environment where people are encouraged to communicate without judgment eventually helps our team increase the efficiency at work."

Câu hỏi về sự an toàn trong kho sẽ tiết lộ khả năng tổ chức công việc cũng như mối quan tâm của bạn ở vị trí quản lý. Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng đang muốn tìm hiểu kinh nghiệm chuyên sâu của bạn trong công việc thực tế.

Để trả lời tốt câu hỏi này, bạn hãy nêu ra những phương pháp bạn đã từng sử dụng và thấy được hiệu quả. Bạn cũng hãy thể hiện sự quan tâm của bạn với an toàn của một tập thể khi lao động.

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Việt:
"Chắc chắn rằng an toàn là mối quan tâm hàng đầu với công việc kho vận. Năm ngoái, tôi có đồng tổ chức một khóa huấn luyện về An toàn và Phòng tránh Tai nạn tại Nơi làm việc với phòng ban của tôi. Khóa huấn luyện diễn ra với 5 buổi học bao gồm các tình huống có thể diễn ra ở thực tế. Phòng Kho vận của chúng tôi đã được 2 năm rưỡi không có tai nạn xảy ra, và đây là kết quả của nỗ lực cả một tập thể. Mỗi tuần, tôi đều tổ chức buổi họp với mọi người để xem lại và vạch kế hoạch hành động về việc sắp xếp thiết bị hợp lý, loại bỏ những mối nguy hiểm tiềm tàng. Tôi cũng gia tăng sự cảnh giác tại kho bằng cách sử dụng những hình dán bắt mắt về chủ đề an toàn lao động."

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Anh:
"Of course, safety was of the utmost importance. Last year, I co-organized a safety training about Workplace Safety and Prevention for my team. The training was carried with 5 sessions including cases that may happen in reality. Our warehouse is currently 2 years and a half accident-free, which is the result of our team's effort! Every week, I set up a meeting with my team to review and take an action plan about putting equipment properly, eliminating any potential safety hazards. I also promoted awareness at warehouse by using eye-catching warehouse safety labels."