Booking là một thủ tục quan trọng trong quy trình vận tải biển đối với hàng xuất khẩu. Booking là việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu vận chuyển quốc tế (chở hàng xuất nhập khẩu). Thường khách hàng sẽ lấy booking này từ các Forwarder (hãng vận tải) mà bạn qua hoặc lấy trực tiếp từ hãng tàu, airline, nhưng trường hợp này ít. Booking là công việc rất dễ dàng, điều quan trọng là phải chọn được hãng tàu nào hợp lý, book sớm vì bạn là khách hàng trực tiếp. 

 

Theo đó sau khi chấp nhận giá thì bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng.Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( losing time)…Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.

 

Trong trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.

Nhân viên kinh doanh sẽ lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp. Những thông tin trên booking profile như sau:

- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax

- Tên hãng tàu

- Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy

- Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)

- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…

1/ Sau khi chốt lịch xuất hàng, nhà xuất khẩu gửi yêu cầu lấy booking bao gồm các thông tin của lô hàng như cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont rỗng- hạ cont, về free time cảng đi cảng đến…

 

2/ Sau khi hãng tàu kiểm tra chỗ và đồng ý cấp booking, họ sẽ gửi booking confirmation và parking list, theo form của hãng.

 

3/ Duyệt lệnh tại văn phòng của hãng tàu sau đó rấy rỗng đóng hàng.